Jak evidovat kontakty a informace o klientech? Nemáte-li systém, rychle to napravte...

Jak evidovat kontakty a informace o klientech? Nemáte-li systém, rychle to napravte…

Když jsem začínal podnikat, tak jsem vše dělal značně intuitivně. Nejsem příliš typ, který pročítá stovky článků, kouká na tisíce hodin videí a následně kalkuluje nejlepší možnou variantu dle zkušeností jiných. Potřebuji si tím projít sám a sám se rozhodnout, že moje počínání je to nejlepší možné. Rozhodně to všem doporučuji, protože můžete věci dělat rychleji a v businessu je rychlost naprosto zásadní.

Přesto jsou rady, které jsem měl slyšet před lety a řídit se jimi. Usnadnilo by mi to mnoho práce a ubralo kupu starostí. Jednou z těchto rad je nutnost tvorby propracované evidence kontaktů a informací o dodavatelích a klientech. Proč je tak důležitá?

Na začátku to půjde, ale co potom…

V počátcích vašeho podnikání budete rádi za každého klienta. Nelze očekávat, že u vašich dveří budou stát zástupy lidí nadšeně čekajících na vaše služby či produkty. V tento moment máte jedinečnou možnost znát vašeho klienta velmi důkladně. Komunikovat s ním ve zlomku sekundy, dokonale znát jeho potřeby a jednoduše odvést výbornou práci. Všechny potřebné informace budete mít v hlavně nebo jednoduše rozházeny po e-mailech či nějakých dokumentech. Nějaký čas to naprosto stačí, ale časem se to nevyplatí.

Důležité jsou dva problémy. Tím prvním je čas. Pamatujete si, co jste dělali před rokem nebo dokonce před pěti lety? Dokážete si vybavit jména klientů, ceny, problémy, úspěchy a telefonní čísla? Nepředpokládám to. Možná začnete hledat po složkách a e-mailech, ale to už musíte vědět co hledáte. Na některé klienty zapomenete úplně.

Problém s neúprosně letícím časem je následován množstvím klientů. Poroste-li váš business z živnostníka do podoby malé firmy, tak se bude pravděpodobně počet klientů zvětšovat. Až jich budete mít desítky nebo stovky měsíčně, tak už agendu po e-mailu a excelu neutáhnete a nedodržíte jediný deadline. Ani si nezkoušejte představovat, že vzpomínáte na klienty, kteří byly před rokem. Nebudete mít tušení, jaké zakázky jste realizovali minulý měsíc.

Kontakty jsou zlato

Když jsem mezi lety 2010 a 2012 organizoval hudební festival Bradlec Fest, nasbíral jsem stovky kontaktů na managery kapel, prodejce inzerce v lokálních médiích, politiky, výrobce všeho druhu či partnery na technické zajištění festivalu. Vydalo by to na malou knížku. S některými partnery jsem spolupracoval na všech ročnících a navázal opravdu přátelské vztahy. Co z těchto kontaktů zůstalo? Jen mlhavé vzpomínky.

Nemusí se jednat pouze o klienty. I kontakty na partnery a dodavatele jsou nesmírně důležité a postupem času se vám jich nahromadí příliš mnoho. Přitom k vyřešení problému stačí jen trocha disciplíny.

Jak evidovat klienty a kontakty v začátcích podnikání:

  • Naprosto stačí jednoduchá excelovská (googlovská) tabulka.
  • Určitě pracujte v cloudových řešeních, ať o data nepřijdete a můžete je snadno sdílet s případnými kolegy.
  • Každý kontakt musí mít mimo jména, telefonu, e-mailu i doplňující informace.
    • Jde-li o partnera či dodavatele, tak musíte sepsat jaké služby člověk dodává, jak spolupráce probíhala, jaké byly výhody či nevýhody spolupráce. Něco se pokazilo. Uveďte to!
    • Když budete cokoliv hledat pomocí fulltextu, tak máte větší šanci, že uspějete, když je popis obsáhlejší.
    • Případně si kontakty rozdělte dle tematických skupin, aby se vám s databází lépe pracovalo
  • U klientů budete mít vždy více informací, než u partnerů a dodavatelů.
    • Lze uvádět fakturační údaje, popis dodávky, plánované deadliny a další specifika odpovídající vašemu podnikání.
    • Buď si zakázky evidujte jako samostatné záznamy (byť jeden klient poptá pět věcí, tak je každá samostatný záznam) nebo si založte klienta a k němu následně doplňujte jeho poptávky.
    • Komunikoval klient pomalu? Byl podrážděný nebo naopak milý? Platí pozdě nebo s předstihem? I toto jsou důležité informace.

Excel je funkční řešení. Má obrovské množství nevýhod, ale v počátcích je dostačující. Hlavní je, aby se databáze stále doplňovala a aktualizovala. Z vlastní zkušenosti vím, že pro jednoho člověka bude přehledná a použitelná. Problém nastane, až do ní vstoupí další člověk, který se musí rychle zorientovat. Zároveň vám tento systém neumožňuje sofistikovaněji pracovat s klienty, jejich následných oslovováním, prodejem doplňujících služeb a o automatizování těchto procesů ani nemůže být řeč.

Tip na závěr – Často se setkávám s tím, že se evidují informace pouze o realizovaných zakázkách. Ukládejte si informace o všech klientech. Možná nyní nekoupili, ale časem mohou. Třeba budete mít nový produkt a jednoduše se podíváte do databáze na klienty, které by mohl zaujmout a napíšete jim.

O možnostech různých CRM systémů se nyní nebudu rozepisovat, protože jich jsou stovky a každý má svá specifika. Plánují vám představit ty nejzajímavější a rovnou připojím tipy, jak je využívat. Pokud nemáte žádný systém na ukládání informací o partnerech a klientech, tak to rychle napravte. Cokoliv je lepší než nic. Vaše hlava bude brzy potřebovat pomocníka, až si rychle něco sama nevybaví.